Inleiding
Een gemeentelijke fusie brengt grote organisatorische en technische uitdagingen met zich mee. Medewerkers moeten efficiënt blijven werken, terwijl IT-systemen en processen worden geharmoniseerd. Identity & Access Management (IAM) speelt hierin een sleutelrol: het bepaalt wie toegang heeft tot welke systemen en hoe veilig en efficiënt dit gebeurt.
Een slecht georganiseerde IAM-aanpak kan leiden tot beveiligingsrisico’s, compliance-problemen en frustratie bij medewerkers. Maar als IAM goed wordt aangepakt, kan het juist een hefboom zijn voor een efficiëntere, veiligere en toekomstbestendige gemeente.
In deze blog belichten we vier cruciale thema’s rondom IAM bij een gemeentelijke fusie, met uitdagingen, kansen, concrete cases en stappen om tot een succesvolle integratie te komen.
Thema 1: Harmonisatie van IAM-systemen en toegangsrechten
Uitdaging:
Elke fusiegemeente heeft zijn eigen IAM-systeem, gebruikersbeheer en autorisatiemodellen. Dit kan resulteren in dubbele accounts, conflicterende rechten en onduidelijkheid over wie waar toegang toe heeft.
Case:
Bij een recente gemeentelijke fusie bleek dat medewerkers van de ene gemeente toegang hadden tot bepaalde systemen via Active Directory, terwijl de andere gemeente werkte met een losstaand Identity Provider-systeem. Hierdoor moesten medewerkers van de nieuwe organisatie inloggen via twee verschillende platforms, wat inefficiënt was en tot verwarring leidde.
Acties en wetgeving:
- IAM-audit uitvoeren: Breng bestaande accounts, systemen en toegangsrechten in kaart. Dit helpt bij het identificeren van dubbele of verouderde accounts.
- Single Sign-On (SSO) implementeren: Zorg ervoor dat medewerkers met één identiteit toegang krijgen tot alle benodigde systemen.
- Toegangsbeheer standaardiseren: Pas een Role-Based Access Control (RBAC) model toe, zodat medewerkers rechten krijgen op basis van hun functie en niet op losse aanvragen.
- AVG & BIO-compliance: Zorg ervoor dat toegangsrechten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Tip: Laat een IAM-specialist de harmonisatie begeleiden om ‘quick wins’ te identificeren en gefaseerd een uniforme aanpak te implementeren.
Thema 2: Veiligheid en risicobeheersing bij integratie
Uitdaging:
Een fusieperiode is een kwetsbaar moment waarin security-risico’s groter zijn. Oude systemen blijven soms langer in gebruik, wat de kans op datalekken vergroot.
Case:
In een fusietraject werd tijdelijk een noodoplossing gebruikt waarbij medewerkers hun oude en nieuwe account naast elkaar gebruikten. Dit leidde tot situaties waarin ex-medewerkers nog maandenlang toegang hadden tot gemeentelijke gegevens.
Acties en wetgeving:
- Zero Trust-beleid hanteren: IAM moet niet uitgaan van vertrouwen op basis van netwerktoegang, maar continu valideren of de gebruiker legitiem is.
- Multi-Factor Authenticatie (MFA) verplicht stellen: Dit voorkomt dat accounts misbruikt worden bij phishing of datalekken.
- Automatische deprovisioning instellen: Zodra een medewerker uit dienst treedt, moeten alle rechten automatisch worden ingetrokken.
- Logging en monitoring verbeteren: Implementeer een SIEM (Security Information and Event Management) oplossing om verdachte inlogpogingen snel te signaleren.
Tip: Gebruik Identity Lifecycle Management (ILM) om gebruikersrechten automatisch aan te passen bij wijzigingen in functies of dienstverbanden.
Thema 3: Gebruikersacceptatie en adoptie van IAM
Uitdaging:
IAM wordt vaak als een technisch project benaderd, maar zonder goede adoptie door medewerkers en functioneel beheerders kan het falen. Gebruikers moeten begrijpen waarom IAM verandert en hoe zij er optimaal mee kunnen werken.
Case:
Bij een gefuseerde gemeente werd een nieuw IAM-systeem geïmplementeerd, maar er was nauwelijks communicatie naar medewerkers. Dit leidde tot weerstand en IT-helpdesks werden overspoeld met vragen over inloggen en verloren rechten.
Acties en wetgeving:
- Heldere communicatie vooraf: Maak duidelijk welke veranderingen er komen, waarom deze nodig zijn en wat de voordelen zijn.
- Train functioneel beheerders: Zij moeten IAM goed kunnen beheren en uitleggen aan collega’s.
- Self-service portals aanbieden: Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf wachtwoorden te resetten en toegang aan te vragen.
- Regelmatig feedback ophalen: Monitor de adoptie en pas processen aan op basis van gebruikerservaringen.
Tip: Organiseer korte workshops of e-learning modules over het nieuwe IAM-beleid om medewerkers snel wegwijs te maken.
Thema 4: IAM en de lange termijn: toekomstbestendige inrichting
Uitdaging:
Veel gemeenten richten IAM in als een eenmalig project, terwijl het eigenlijk een continu proces is. Nieuwe applicaties, organisatorische wijzigingen en wetgevingseisen vragen om een flexibele en toekomstgerichte aanpak.
Case:
Een gemeente koos bij de fusie voor een minimale IAM-oplossing om snel live te gaan. Maar binnen een jaar moesten ze opnieuw investeren in een robuuster systeem, wat extra kosten en inspanning met zich meebracht.
Acties en wetgeving:
- IAM opnemen in de digitale strategie: Zorg ervoor dat IAM aansluit bij de bredere IT- en securityvisie van de gemeente.
- Federatief IAM overwegen: Dit maakt veilige toegang mogelijk voor ketenpartners en externe partijen.
- Regelmatig IAM-evaluaties uitvoeren: Stel een IAM-board in die periodiek toetst of het beleid nog aansluit bij de behoeften van de gemeente.
- Nieuwe technologieën volgen: Denk aan decentrale identiteiten (Self-Sovereign Identity) en AI-gedreven dreigingsdetectie.
Tip: Werk met een IAM-roadmap waarin naast de korte termijn oplossingen ook lange termijn doelstellingen zijn opgenomen.
Als laatste
IAM is een cruciaal onderdeel van een gemeentelijke fusie. Door het vroegtijdig mee te nemen in het fusieproces en strategisch te benaderen, kunnen risico’s worden verminderd en kansen worden benut. Door uitdagingen zoals systeemharmonisatie, beveiliging, adoptie en toekomstbestendigheid gestructureerd aan te pakken, ontstaat een solide IAM-fundament dat niet alleen bijdraagt aan compliance en veiligheid, maar ook aan efficiënter werken binnen de nieuwe gemeente.
Laat IAM geen IT-probleem zijn, maar een kans om samen efficiënter en veiliger te werken!
