Identity & Access Management (IAM) is een cruciaal onderdeel van de digitale veiligheid binnen gemeenten. De verleiding is groot om direct naar technische oplossingen te kijken—nieuwe tools, platforms of leveranciers die beloven alles te stroomlijnen. Maar zonder een goed doordachte aanpak kan een IAM-implementatie snel verzanden in complexiteit, weerstand en onvolledige adoptie. Daarom is het essentieel om eerst een helder beeld te krijgen van de huidige processen en uitdagingen voordat er een technische keuze wordt gemaakt.
Waarom eerst processen in kaart brengen?
Veel gemeenten werken met een mix van oude en nieuwe systemen, diverse afdelingen met verschillende werkmethodes en een complexe gebruikersstructuur. Zonder inzicht in deze situatie kan een IAM-oplossing meer problemen veroorzaken dan oplossen. Hier zijn enkele kritische redenen waarom procesanalyse voorop moet staan:
- Voorkomen van ongewenste uitzonderingen
Zonder een goed procesoverzicht blijven er uitzonderingen bestaan die de effectiviteit van IAM ondermijnen. Denk aan medewerkers die toegang behouden tot systemen na een functiewissel, of tijdelijke krachten met te brede rechten. - Inzicht in wie wat nodig heeft
Niet iedereen binnen de gemeente heeft dezelfde toegang nodig. Door de rollen en verantwoordelijkheden per afdeling scherp te stellen, voorkom je dat medewerkers te veel of te weinig rechten krijgen. - Wettelijke naleving garanderen
Gemeenten moeten voldoen aan de AVG, BIO en ENSIA. Door processen eerst helder te definiëren, wordt IAM niet alleen een technische oplossing, maar ook een instrument om aan wet- en regelgeving te voldoen. - Efficiëntere implementatie en adoptie
Als processen niet helder zijn, kan de adoptie van een IAM-oplossing stuiten op weerstand. Medewerkers snappen niet waarom bepaalde zaken veranderen of ervaren het als extra werk. Duidelijkheid voorkomt dit en maakt adoptie eenvoudiger.
Stap voor stap naar een doordacht IAM-plan
Hoe zorg je ervoor dat IAM aansluit bij de gemeentelijke praktijk? Dit zijn de essentiële stappen:
1. Analyse van de huidige situatie
- Welke systemen en applicaties zijn er in gebruik?
- Hoe wordt toegang nu geregeld, en waar zitten de risico’s?
- Welke werkprocessen zijn gekoppeld aan gebruikersrechten?
- Hoe verloopt onboarding, mutatie en offboarding van medewerkers?
2. Definiëren van rollen en verantwoordelijkheden
- Welke typen gebruikers zijn er (ambtenaren, externe medewerkers, leveranciers, burgers)?
- Wat zijn de minimale rechten die iemand per rol nodig heeft?
- Wie is verantwoordelijk voor het toekennen en controleren van rechten?
3. Opstellen van een IAM-beleidsplan
- Hoe kan het IAM-proces uniform en controleerbaar worden ingericht?
- Hoe worden rechten geëvalueerd en aangepast bij functiewijzigingen?
- Welke compliance-eisen zijn van toepassing en hoe wordt hieraan voldaan?
4. Keuze voor een technische oplossing
Pas als de processen duidelijk zijn, kan een technische oplossing worden geselecteerd die daadwerkelijk aansluit bij de gemeentelijke behoeften. Hierbij spelen zaken als federatieve authenticatie, single sign-on en koppelingen met bestaande systemen een rol.
IAM als strategisch middel Door eerst de processen goed in kaart te brengen en vervolgens een technische oplossing te kiezen, wordt IAM niet alleen een IT-kwestie, maar een strategisch middel om veiligheid, compliance en efficiëntie binnen de gemeente te verbeteren. Zo wordt IAM een krachtig fundament voor de digitale toekomst van de gemeente—zonder verrassingen achteraf
